Kundeordre

Kundeordre er en essensiell del av enhver logistikkløsning. Kundeordre opprettes fra administrasjonspanelet, og behandles deretter. Kundeordre kan faktureres, eller sendes til kassen for direkte betaling. 
OBS! Kundeordre er en ekstra betalt tilleggsmodul – ta kontakt med support for å sette i gang.

Opprette kundeordre

Velg menyvalg «Logistikk > Kundeordre». Listevisning over gjeldende måned, med filtrering nyest til eldst vil vises.

For å opprette en ny kundeordre, klikk «Ny kundeordre» øverst til høyre. Listevisningen gir deg et raskt overblikk over status for hver enkelt kundeordre.

Forklaring av felter

Felt	Beskrivelse
Dato	Dato for ordren. Som standard vil alltid dagens dato alltid bli valgt med mindre en annen dato spesifisert.
Status	Brukes for intern rutine, skaper enkel oversikt i listevisningen om brukt aktivt. Brukes også for forskjellige nettbutikk integrasjoner hvor spesifikk status settes for trigger i nettbutikk.
Type	Kundeordre, tilbud, bestilling, vedlegg. Brukes for å enkelt skille mellom tilbud og bekreftede ordre. Parametere kan filtreres i listevisningen.
Avdeling	Vises kun om flere avdelinger tilgjengelig. Definer hvilken avdeling tilhører, lagerbeholdning hentes og justeres for valgt avdeling.
Kunde	Kunde søkes frem på TLF-nummer eller navn. Finnes ikke kunden fra før av, velger du «Ny» og oppretter ny kunde.
Vår referanse	Feltet spesifiserer hvilken administrator bruker som gjennomfører ordren. Innlogget bruker velges som standard.
Referanse	Intern notat for kundereferanse.
Notis	Åpent tekstfelt. Kommer med fakturagrunnlag generert fra systemet, og kvittering om ordre er betalt i kassen.
Vare	Søk etter vare på navn, varenr eller egendefinerte felter.
Tjenester	Søk etter tjeneste på navn.
Strekkode	Skann varens strekkode.
Velg varer	Åpner skjermbildet hvor alle varer fremkommer. Forskjellige filter er tilgjengelig for å enkelt finne korrekt vare. (Nærmere beskrevet under)
Importer	Import funksjon for ordrelinjer. Klikk «Import» for å laste ned Excel-eksempelfil.

Funksjoner

Funksjon	Beskrivelse
Lagre kladd	Lagrer utfylt dato. Ingen endring gjøres i forhold til lagerbeholdning. Brukes om ordre ikke er ferdig utfylt og skal ferdigstilles senere.
Lagre og lås	Funksjonen gir 3 forskjellige alternativer: Lås (reserver fra lager): Ordrelinjer reserveres fra lager. Antall reservert er ikke tilgjengelig for bestilling i nettbutikk og fremkommer ikke som tilgjengelig i kassebildet. Lås (ikke trekk fra lager): Ordrelinjer reserveres ikke på lager. Send til kasse: Kundeordre sendes til kasse for betaling.
Lås opp	Kundeordre åpnes for endringer. Kan kun gjennomføres dersom fakturering og/eller pakkseddel ikke er generert.
Fakturer	Fakturagrunnlag genereres for kundeordren. Fakturagrunnlag faktureres mot kunde fra deres regnskapssystem.
Lag kopi	Funksjonen gir 2 forskjellige alternativer: Lag kopi: Eksakt ordre blir kopiert. Ny kopiert ordre kan endres etter behov akkurat som en normal ordre. Kopier og snu: Kopierer den eksakte ordren, men ordrelinjer blir negative. Brukes for enkel kreditering av ordre, eller om en kundeordre får generert feil pakkseddel.
Last ned	Kundeordre kan lastes ned i PDF- eller Excel-format.
Generer pakkseddel	Funksjonen gir 2 forskjellige alternativer: KLADD: Genererer en kladd av pakkseddel og kan printes/lagres etter behov. Pakkseddel: Genererer pakkseddel. Dette låser ordrelinjene og ordren kan ikke lenger endres. Ordrelinjene trekkes fra lager når pakkseddel genereres.

Kan jeg sende SMS til kunde?

Til venstre i kundeordren vises kundekortet for valgt kunde. Trykk på telefonnummer for å sende SMS direkte fra systemet.
SMS kommer for øyeblikket uten ferdige maler. Her må tekst fylles inn manuelt.

Kan jeg sende betaling til kunde på SMS/e-post?

Betalingslenke til kundeordre er en ekstra betalt tilleggsmodul, som gjør det mulig å sende betaling for kundeordre på SMS og/eller e-post.

Pakkseddel ble generert, men ordre er ikke ferdig. Hvordan låser jeg opp?

Du kan ikke låse opp en ordre hvor pakkseddel er generert. Vi må derfor opprette en negativ ordre for å nulle ut den feile ordren.
1. Bekreft først at både faktura og pakkseddel er generert for ordren.
2. Åpne deretter opp den uferdige ordren og velg «Lag kopi» -> «Kopier og snu».
3. Lagre og lås -> Lås (reserver fra lager).
4. Velg deretter «Fakturer» og Generer pakkseddel -> Pakkseddel» slik at kreditnota for feil ordre blir opprettet og ordrelinjer føres tilbake på lager.
Kreditnota er nå opprettet for feil ordren, og ordrelinjer er ført tilbake på lager. Original ordre kan nå kopieres for enkel fullføring, eller ordre kan lages på nytt.

Hvordan tar jeg betalt for en kundeordre i kassa?

For å hente opp en kundeordre i kassen, må du først opprette ordren og låse den.
Når ordren er “lagret og låst” i DUELL Admin, vil den sendes automatisk til kassen. Om du velger å fakturere, ordren vil den forsvinne fra kassen.

Du finner dem under knappen “Kundeordre” i kassen

Et nytt bilde vil åpnes og en liste over alle dine ordre som ikke er betalt/fakturert vil ligge her.
Her kan du hente kundeordren til kasse.

Varene som lå på ordren vil da legge seg i handlekurven og kunden er hentet opp.
Du kan nå ta betalt eller legge til eventuelt andre varer/tjenester som skal betales for av kunden.

Hvordan får jeg oversikt over varer som er restnotert?

Registrerte kundeordre med ordrelinjer som overstiger registrert lagerbeholdning vil automatisk vises som restnoterte ordre og varer.

Velg Logistikk > Kundeordre fra hovedmenyen til høyre. Klikk på «Restordre».

Oversikten har 2 forskjellige visninger. Per vare, eller per produkt. For å skifte mellom visningene trykk på «Vis per ordre/Vis per vare» øverst til høyre.

Hvordan oppretter jeg restordre?

Restordre sørger for at ordrelinjer på lager kan fullføres (generere pakkseddel). Resterende ordrelinjer får opprettet en restordre på automatikk for varer ved manglende lagerbeholdning. Funksjonen er valgfri, men må brukes for å fullføre en kundeordre med ordrelinjer hvor lagerbeholdning ikke er tilstrekkelig.

1. Velg Logistikk > Kundeordre fra hovedmenyen i venstreside
2. Finn korrekt kundeordre, og klikk «Endre»
3. Valgt kundeordre åpnes, klikk «Generer pakkseddel» -> «Pakkseddel»
4. Vindu åpnes. Velg «Generer restordre», eller «Hopp over», for å stoppe generering av restordre. Ved «Hopp over» forblir ordren ubehandlet
   

Ordrelinjer uten tilstrekkelig lagerbeholdning splittes fra valgt kundeordre. Ny kundeordre genereres med ordrelinjene og all informasjon fra opprinnelig kundeordre utfylt. Notisfeltet får automatisk tilført notis for ordrenummer fra original ordren.

Restordren behandles når lagerbeholdning for varene er tilstrekkelig, som en normal kundeordre.

Hvordan oppretter jeg en pakkseddel?

Pakkseddel for kundeordre er en funksjon med flere bruksområder og automatikk bak seg. Den mest kritiske funksjonaliteten bak pakkseddelen er lagerstyringen. Brukes funksjonen ikke korrekt vil det føre til ekstra opprydningsjobb på senere tidspunkt.

Når en kundeordre lagres og låses, og deretter reserveres blir ordrelinjene reservert fra den totale lagerbeholdningen.

Antallet forblir reservert inntil pakkseddel genereres for kundeordren, eventuelt inntil ordren låses opp igjen.

Låses ordren opp kan den senere låses på nytt, for å reservere ordrelinjene igjen, eller for å sende ordren til kassebildet for kontantbetaling. Ved sending av kundeordre til kassebildet vil fremdeles ordrelinjene forbli reservert inntil ordren er betalt i kassen.

Hvordan generer jeg en pakkseddel?

Det er to fremgangsmåter for generering av pakkseddel.

Genering av pakkseddel for 1 kundeordre:

1. Velg Logistikk > Kundeordre fra menyen i høyre side
2. Finn ordren pakkseddel skal genereres for, og klikk «Endre»
3. Kontroller at ordrelinjer og innhold stemmer
   OBS! Ordre kan ikke korrigeres etter pakkseddel er generert
4. Klikk «Generer pakkseddel» og velg blå knapp «Pakkseddel»
   Systemet sjekker ikke om pakkseddelen printes eller ikke
5. Ordrelinjer oppført i valgt kundeordre er nå trukket fra lagerbeholdning

Generering av pakkseddel for flere kundeordre:

1. Velg Logistikk > Kundeordre fra menyen i høyre side
2. Marker i venstre kolonne ordre hvor pakkseddel skal printes
3. Klikk «Plukkliste» øverst til høyre
4. Systemet generer en sammenslått plukkliste for alle markerte ordre, og generer samtidig pakkseddel for alle valgte ordre
   Mangler det tilstrekkelig lagerbeholdning for en eller flere av markerte ordre gir systemet beskjed om dette
5. Ordrelinjer oppført i valgte kundeordre er nå trukket fra lagerbeholdning

Hvordan fungerer de forskjellige lagerstatusene?

Det er tre statuser som gjelder for din lagerbeholdning. For fult utnytte av systemet er det viktig å forstå hva hver av disse betyr.
Lagerstyring er og opprettholdes per avdeling. Hver avdeling har sin egen total for hver status.

På lager: På lager antallet er totalbeholdning registrert på nåværende tidspunkt.

Reservert: Det reserverte antallet er antallet av varen som er låst i en kundeordre. Antallet vil forbli reservert inntil ordren(e) er generert pakkseddel for. Generering av pakkseddel trekker det reserverte antallet ifra den totale lagerbeholdningen.
Det er derfor viktig at pakkseddel genereres når ordren er ferdigbehandlet og utsendt fra deres butikk eller lager. Ved kundeordre uten generert pakkseddel, vil det reserverte antallet forbli. For at lagerbeholdning og fremtidige varemottak og varetellinger skal gi et korrekt resultat i DUELL må derfor pakkseddel genereres.

Tilgjengelig: Det tilgjengelige antallet er På lager antall, etter det reserverte antallet er trukket ifra. Dette er antallet av varen som per nå ikke er reservert i noen kundeordre.

Hvordan splitter jeg en kundeordre?

Om du ønsker å dele opp en kundeordre, kan du velge å splitte kundeordren.
Dette gjør du ved å først huke av for å velge hvilke varer som skal splittes til en ny ordre.
Deretter trykker du på det tre prikkene til høyre for Flere valg. Her vil du kunne velge Splitt ordre.

Du vil deretter få en oversikt over antallet av de valgte varene i den eksisterende ordren og hvor mange du ønsker å ha med over til den nye ordren.

Den nye ordren vil lenke til den gamle ordren, slik at det kommer tydelig fram at den er splittet fra en annen kundeordre.